Kultura feedbacku - czy da się ją naprawdę zbudować?

Feedback to nie tylko narzędzie HR. To kultura organizacyjna, która decyduje o zaangażowaniu, rozwoju i relacjach. Czy da się zatem naprawdę zbudować kulturę feedbacku? Z mojego doświadczenia: tak, ale nie zaczyna się tego od narzędzi czy procesów. Zbudowanie jej to nie projekt HR. To codzienna praca na poziomie komunikacji – często tej najprostszej, a jednocześnie najtrudniejszej.

Zacznij od podstaw, a nie gotowych rozwiązań

Zacznijmy zatem od początku. Feedback - inaczej informacja zwrotna. Najlepiej konstruktywna, obiektywna, opisująca konkretne zachowanie, a nie człowieka. Udzielona w czasie rzeczywistym i możliwie szybko. Proste, prawda? Niestety jest to idealne otoczenie, którego w pracy nie mamy. Szukamy gotowych wzorców, sprawdzonych narzędzi, budujemy proces.

Zacznij od podstaw: jak na co dzień rozmawiacie ze sobą w firmie.

Codzienna komunikacja

Pokuszę się o sformułowanie, że nie ma organizacji, która od początku swojego istnienia świadomie tworzyła i budowała swoje wartości, relacje i zasady pracy w oparciu o kulturę feedbacku. Dlaczego? Bo początkowo founderzy myślą o innych zadaniach, a HR w organizacji nie ma lub zajmuje się innymi “ważnymi tematami”.

Świadomość przychodzi z czasem i zmienia się wraz z rozwojem i kierunkiem obranym przez organizację. Zacznij zatem od tego, co najprostsze, a zarazem fundamentalne - codzienna komunikacja.

Na początek zadaj sobie tych kilka pytań:

1. Jak najczęściej komunikujemy się w firmie?

2. Jak rozmawiamy o pracy i naszych zadaniach?

• Czy są to spotkania zespołowe, 1on1, raporty, maile, etc.?

3. Jakie wsparcie otrzymujemy w codziennej pracy?

4. Co pomogło nam działać? A co nas zatrzymało?

5. Jak często omawiamy efekty naszej pracy?

• W jakiej formie je omawiamy?
• Z kim go omawiamy?
• Co ta informacja wnosi do naszej pracy?

6. Czy umiemy rozmawiać o porażkach?

7. Co jest dla nas ważne w codziennej komunikacji?

8. Czy mamy stworzone zasady, którymi się kierujemy?

To kilka pytań, które warto zadać sobie na start, aby ocenić na jakich poziomach komunikujemy się ze sobą w organizacji. Zacznij od tego, aby ocenić jak komunikujesz z członkami swojego zespołu, jak z całym zespołem aż po komunikację międzydziałową. Zastanów się, czy i kiedy występuje przestrzeń, aby udzielać i przyjmować informację zwrotną.

Rutyna przechodzi w nawyk

Feedback nie musi być ceremonią. Jeśli pojawia się często — między mailem a spotkaniem, po zakończonym zadaniu — z czasem staje się naturalny. Nie trzeba czekać na podsumowanie projektu, żeby powiedzieć:

„To mi pomogło.

A tego zabrakło”.

Co w takim razie może pomóc? Spróbuj na koniec spotkania (może być to spotkanie zespołowe, projektowe) podzielić się swoją opinią na temat tego, o czym i jak rozmawialiście, co było dla Ciebie pomocne, a czego Ci zabrakło do dalszego wykonania swoich zadań. Zaczynaj od małych rzeczy - to one prowadzą do większych zmian.

Skorzystaj z tego, co już w organizacji istnieje

Myśląc o kulturze feedbacku często zaczynamy od tego, co powinno znaleźć się na samym końcu - czyli proces na udzielanie konstruktywnej informacji zwrotnej. Dobrze jest wiedzieć, co chcemy osiągnąć na końcu. Zanim jednak wdrożysz nowy system feedbacku – rozejrzyj się. Co już w Twojej firmie działa? Jak mówicie do siebie na co dzień? Może kultura feedbacku już gdzieś się zaczyna – tylko trzeba ją zauważyć i wzmocnić?

Mogą być to Wasze codzienne spotkania, a może cykliczne badania, które przeprowadzasz w organizacji pytając pracowników o opinię na wybrane tematy? Każda z tych praktyk przybliża Cię do tego, aby budować i wzmacniać kulturę feedbacku, która będzie istniała w zachowaniach i postawach a nie samym procesie.

Przyjrzyj się rozmowom, które toczycie każdego dnia. To tam zaczyna się prawdziwa kultura feedbacku. Może feedback żyje – ale jest cichy, niesformalizowany, nienazwany?