Badania HR to nie wszystko - pamiętaj o komunikacji

Wyobraź sobie sytuację, w której prosisz kogoś o przysługę - robisz to bez zapowiedzi, znienacka w godzinach pracy, bez wyjaśnienia. Za pierwszym razem może to przejdzie i uzyskasz pomoc, za drugim pewnie też, za trzecim możliwe, za czwartym - coraz bardziej wątpliwe. I tak samo jest z badaniami HR, które nie są odpowiednio komunikowane. Bo dlaczego ktoś ma poświęć swój czas, skoro nawet nie ma pewności jak i po co te informacje będą wykorzystane?

Komunikacja to nie bonus

Nawet najlepiej zaprojektowane badanie może zakończyć się niską frekwencją i zniekształconymi wynikami, jeśli… ludzie nie wiedzą, po co w ogóle je robisz. Dobra komunikacja przed startem badania to fundament zaufania – i pierwszy test dla kultury feedbacku w Twojej organizacji.

Przyjrzyjmy się zatem, o jakie elementy komunikacji warto zadbać z perspektywy pracownika.

Co warto zakomunikować pracownikom przed badaniem?

Cel badania

Najlepiej jasno i konkretnie.

„Chcemy lepiej zrozumieć, jak wygląda współpraca między zespołami, aby usprawnić codzienną komunikację.”

Nie bój się podawać jasnych powodów prowadzonego badania. Aby uzyskać rzetelne odpowiedzi - Twój zespół musi wiedzieć, co Ci przyświeca.

Kto będzie brał udział

Czy kierujesz badanie do wszystkich pracowników? Liderów? Wybranego działu lub zespołu? To również są cenne informacje, aby wiedzieć na jaką skalę prowadzone jest badanie i na jakich poziomach będą analizowane dane.

Jak długo potrwa

Podaj choćby orientacyjny czas potrzebny na wypełnienie kwestionariusza – to pokazuje szacunek do czasu każdej zaangażowanej w badanie osoby. Możesz śmiało dopisać, że warto, aby odpowiedzi udzielić przed lub po pracy (i wciąż w godzinach pracy), aby mieć moment i spokojny czas na zastanowienie się.

Konkretne obszary

W samym zaproszeniu do badania warto wspomnieć, jakie obszary będa poruszane. Sporym ułatwieniem jest konstruowanie badań w formie bloków, tak aby po pierwsze - ułatwić całe flow dzielenie się odpowiedziami, a po drugie - przygotować i zapoznać zespół z tematyką badania.

Anonimowość bądź jej brak

Z doświadczenie wiem, że to absolutnie kluczowa informacja. Wytłumacz, jak zaprojektowane jest badanie - czy jest to format imienny czy anonimowy. Wyjaśnij z czego wynika taki wybór.

Jeden z liderów nad którego pracą czuwałam zapytał swój zespół o jakość współpracy. Początkowo jedynie 10% pracowników uzupełniło formularz. Po analizie okazało się, że narzędzie wymaga logowania przez e-mail służbowy. Nikt nie zauważył jednak, że było to pole “opcjonalne”.

Kto analizuje dane

Napisz wprost do kogo będa wpadać odpowiedzi i kto będzie miał do nich dostęp - HR, zewnętrzna firma, a może wewnętrzny zespół projektowy?

Co zrobisz z wynikami

Pokaż, że to nie jest kolejny “projekt HR” tylko wynika on z potrzeby, którą chcesz zaadresować. Jeśli to możliwe napisz, jaki będzie efekt tego badania, np. „Na podstawie wyników stworzymy plan usprawnień dla naszego procesu onboardingowego”.

Kiedy można spodziewać się informacji zwrotnej

Ludzie chcą wiedzieć, co dalej. I słusznie! W końcu poświęcili swój czas, aby podzielić się swoimi przemyśleniami i doświadczeniami. Przekaż też w jakiej formie podzielisz się wynikami - oficjalny post na globalnym kanale, a może informacja trafi do liderów zespołów, którzy przekażą więcej szczegółów. To jest już konkret!

Przykładowy komunikat

Ewaluacja programu rozwojowego

Za nami 5 miesięcy pracy warsztatowej, podczas których mieliście okazję wziąć udział w 10 dedykowanych spotkaniach merytorycznych z obszaru: ludzie i kultura.

Dziękujemy za ten wspólny czas oraz Waszą otwartość i chęć rozwoju. Proces się dla nas nie kończy i chcielibyśmy wiedzieć, jak jako uczestnik oceniasz poszczególne elementy programu rozwojowego. Planujemy kolejną edycję i chcemy wiedzieć, co działa dobrze, a co powinniśmy poprawić.

Zapytamy Cię o formę i harmonogram spotkań oraz ocenę dla prowadzących.

Samo badanie nie powinno zająć Ci dłużej niż 10 minut.

Odpowiedzi trafią bezpośrednio do działu People & Culture. Wnioski oraz podsumowanie otrzyma zespół C - level & Leadership.

Dziękujemy, że jesteś częścią naszego programu!

Ambasadorzy badania

Pamiętaj, że poza Tobą największymi ambasadorami Twojego badania powinni być liderzy. Zadbaj, aby jeszcze długo przed startem byli włączeni w proces projektowy. Zapytaj, czy jest coś co w danym obszarze szczególnie ich interesuje i może chcieliby o coś zapytać.

Angażując ich od samego początku zyskujesz osoby, które później same będą dążyły do tego, aby jak najwięcej osób w ich zespole wzięło udział w badaniu.

To jak, pamiętasz o komunikacji podczas badań HR?

Źródło zdjęcia: Photo by Bogomil Mihaylov on Unsplash